Ziele sind wichtig, um motiviert, fokussiert und effektiv arbeiten zu können. G.T. Doran ist dafür bekannt geworden, dass er die S.M.A.R.T Methode zur Zielformulierung erfunden hat. Demnach sollten Ziele spezifisch, messbar, „assignable“ (engl.: zuordenbar), realistisch und terminiert sein. („There’s a S.M.A.R.T. way to write management’s goals and objectives.“ Management Review, Volume 70, Issue 11 AMA FORUM, pp. 35-36.). Was weniger bekannt gemacht wurde, ist eine Behauptung, die im selben Artikel aufgestellt wurde: „Auch das beste Ziel ist wertlos, wenn es nicht einen guten Plan gibt, es zu erreichen“.
Die folgenden Schritte zeigen eine Möglichkeit auf, aus einem formulierten Ziel einen konkreten Aktionsplan zu entwickeln. Einen solchen Plan zu erstellen, kostet sicher einiges an wertvoller Zeit, richtig gemacht wird sich diese Investition aber auf jeden Fall lohnen.
1. Zielklärung
Was genau soll erreicht werden? Was ist das erwartete Resultat und warum ist es bedeutend? Welche Grenzen gibt es (Deadlines, Ressourcen,…)? Woran erkennt man, dass ein Ziel erreicht wurde, ist es messbar. Die S.M.A.R.T. Kriterien können dabei helfen ein zweckdienliches Ziel zu formulieren.
2. Aktionsliste erstellen.
In diesem Schritte werden alle Dinge und Maßnahmen gesammelt, die evtl. bei der Zielerreichung hilfreich sein können. Wichtig ist, alles aufzuschreiben, was einem in den Sinn kommt, ohne die Ideen zu analysieren oder vorzusortieren. Auch unkonventionelle oder zunächst abwegig erscheinende Aktionen können wertvolle Ideen hervorbringen – Ideen, auf die man auf direktem Wege nicht gekommen wäre.
3. Analysieren und Priorisieren
Die Liste wird nun genau unter die Lupe genommen. Schritte, die absolut notwendig sind werden als Schlüsselaktionen markiert. Danach werden diejenigen, die vielversprechend aussehen, mit Prioritäten versehen. Aktionen, die ohne signifikante Konsequenzen ausgelassen werden können, werden gestrichen. Gibt es weitere Fähigkeiten, die zur Zielerreichung erforderlich sind? Notwendige Aktionen, um sich diese Fähigkeiten anzueignen, werden ergänzt.
4. Die Liste zu einem Plan ordnen
Nun ist es an der Zeit die Handlungen von einer bunten Liste in eine logische Struktur zu bringen. Beginnend mit den markierten Schlüsselaktionen werden die Maßnahmen geordnet. Für jeden Punkt in dem Plan gilt es zu überlegen, welche weiteren Schritte Voraussetzung sind. Diese werden ggf. ergänzt. Die Liste wird so Schritt für Schritt geordnet und in eine Reihenfolge gebracht, die nach und nach abgearbeitet werden kann. Am Ende sollte man noch überprüfen ob etwas vergessen wurde und ob es Möglichkeiten gibt, das Ganze zu vereinfachen.
5. Überwachung der Plandurchführung und Fortschrittsmessung
Die Selbstkontrolle bei der Plandurchführung und die Dokumentation des Fortschritts sind wichtige Hilfsmittel, um motiviert und bei der Sache zu bleiben: Habe ich die gesetzten Ziele in der gewünschten Zeit erreicht? Was fehlt noch, wo muss nachgearbeitet werden? Darüber hinaus ist es wichtig, regelmäßig zu überprüfen, ob es Informationen gibt, die helfen können, den Plan zu optimieren oder ihn geänderten Rahmenbedingungen anzupassen